Le contrôle budgétaire est par nature le royaume du tableur et de la solution construite au fil de l’eau et des aléas. Chaque année des demandes diverses viennent ajouter une strate et augmenter la complexité du ou des modèles budgétaires.

Comment donc savoir quel est le bon et si tout le monde utilise le même ?

D’un côté, il existe une multitude de feuilles de calculs qui virevoltent entre les services ou les entités concernées par le budget.
L’intégrité du modèle est aléatoire, la maintenance difficile à effectuer, la sécurité et la confidentialité à peine assurées.
L’intégration, quant à elle, dans un ensemble consolidé, relève de la pure jonglerie.
Le plus souvent donc, seul celui qui a élaboré le modèle est capable de le comprendre.

D’un autre coté, il existe également des informations structurées dans des bases de données, car produites par des applications informatiques conscientes que l’ordre est préférable à l’anarchie.
De fait, le classement des données est assuré et on obtient une garantie raisonnable quant à la qualité de ce qui est fournit.

Cette métaphore illustre bien la valeur ajoutée générée par l’industrialisation du processus d’élaboration budgétaire par le déploiement d’une application dédiée.

La principale résistance au lancement d’un tel projet n’est pas la concurrence de la solution « legacy », souvent composée de technologies vieillissantes, mais la difficulté à persuader les utilisateurs de stopper l’exploitation de tableurs à tort et à travers dans l’entreprise.

Il est vrai que jusqu’à une date récente, les véritables plateformes d’élaboration budgétaire n’étaient pas nombreuses et souvent peu abordable. Aujourd’hui il existe un panel d’offres plus performantes les unes que les autres.

Il est important de préciser que si ces nouvelles plateformes vont rationaliser, optimiser la dimension collaborative du processus budgétaire, elles ne « tueront » pas pour autant le tableur mais participeront naturellement à le remettre à sa juste place. En effet, si l’on comparait le tableur au Post-It™, ce dernier a-t’il été interdit dans les bureaux au motif que la messagerie électronique était plus performante pour diffuser l’information ?

La finalité d’un tel projet est  d’amener l’ensemble des acteurs à partager le bon outil au bon endroit !